Top 10 Travel-Management Tipps für die erfolgreiche Geschäftsreise

Wenn deutsche Unternehmen ihre Angestellten zunehmend ins Ausland auf Geschäftsreisen entsenden, tragen sie damit auch eine gewisse Verantwortung. Geschäftsreisen sollten möglichst reibungslos verlaufen und das von der Buchung bis zur Nachbereitung. Buchungsvorgänge sollten automatisiert und auf das Unternehmen zugeschnitten ablaufen. Darüber hinaus muss die Sicherheit der Mitarbeiter wie auch die Absicherung der firmeninternen Daten auf Geschäftsreisen immer gewährleistet sein . Es gibt 10 wichtige Dinge, die Sie vor, während und nach der Geschäftsreise unbedingt berücksichtigen sollten. Was für das Travel Management angefangen bei der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung wichtig ist und wie Sie unangenehme Überraschungen auf Geschäftsreisen vermeiden können, erfahren Sie in den Top 10 Tipps für eine erfolgreiche Geschäftsreise.  Zum Schluss gibt es noch eine Checkliste zum Ausdrucken und Abhaken.

Tipp 1: Die Reise vorausschauend vorbereiten.

Jeder Dienstreise, vorausgesetzt es bleibt bei dem heutigen Termindruck genügend Zeit,  sollte eine gründliche Planung vorausgehen. Gerade bei Geschäftsreisen außerhalb Europas gibt es jede Menge zu beachten. Reisezeitraum, präferierte Fluglinien, Hotels oder Mietwagen sollten zwischen Geschäftsreisenden und ggf. Travel Management abgeklärt werden. Unverzichtbar ist auch, sich über die jeweiligen Einreise- und Zollbestimmungen z.B. auf den Seiten des Auswärtigen Amtes zu informieren. Geht die Reise in unbekanntere Gefilde, z.B. in arabische oder asiatische Länder, kann es nicht schaden, die politische Situation zu kennen und über wichtige kulturelle Gepflogenheiten oder eventuelle Gefahrenquellen informiert zu sein. Auch hier gibt das Auswärtige Amt verlässliche Länderinformationen.

Darüber hinaus sollten Geschäftsreisende ihre Abwesenheit gut organisieren. So ist es wichtig, eine

• Vertretung zu benennen,
• Vollmachten auszustellen,
• E-Mails umzuleiten,
• eine E-Mail Abwesenheitsnotiz zu erstellen,
• sein Telefon umzuleiten sowie
• seinen Anrufbeantworter bzw. die Voicebox zu besprechen.

Auch sollten Kollegen über den Reiseplan informiert werden sowie Termine und Zeiträume für Rücksprachen vereinbart werden.

Tipp 2: Hotel- und Mietwagen zu Firmenraten buchen.

Bei der Buchung von Hotel und Mietwagen sollte darauf geachtet werden, dass zu günstigen Firmenraten gebucht wird und nicht zu den Preisen, die in den gängigen Buchungsportalen für jedermann zur Verfügung stehen. Vorteilhaft für den Reisenden ist außerdem, wenn er seine Buchungen in einem persönlichen Account online einsehen und verwalten kann und jederzeit Zugriff auf seine Reisedokumente hat. Für Hotelbuchungen empfehlen wir den Online Club-für Geschäftsreisende profitrip, der das Buchen von Hotels wie Marriott, Hilton, Mercure, Radisson  und vielen anderen zu Sondertarifen ermöglicht. Bei Mietwagenbuchungen haben wir mit AVIS und Budget generell gute Erfahrungen gemacht. Budget bietet seinen Kunden ebenfalls die Möglichkeit, Buchungen bequem online zu verwalten.

Es ist generell empfehlenswert Buchungsbestätigungen aller Buchungen mit sich zu führen. Sehr hilfreich bei Hotelbuchungen ist außerdem, wenn im Vorfeld geklärt ist, dass der Geschäftsreisende auch bei Reiseverzögerung ein Zimmer im jeweiligen Hotel bekommt. Darauf kann man schon bei der Buchung achten.

Tipp 3: Reisedokumente in der Dokumentenmappe verstauen.

Damit eine Reise glatt abläuft, müssen alle notwendigen Dokumente, wie der Ausweis oder der Reisepass, mit voller Gültigkeit mitgeführt werden (z.T. Gültigkeit bis 6 Monate nach Einreise erforderlich). Visa oder Transitvisa sind im Vorfeld der Reise zu beantragen und ebenfalls unbedingt mitzuführen. Darüber hinaus müssen der Reiseplan und sämtliche Buchungsbestätigungen neben dem Flug- oder Bahnticket mit Sitzplatzreservierung bereitgehalten werden. Wer im außereuropäischen Ausland ein Auto mieten möchte, braucht außerdem oft den internationalen Führerschein und die Internationale Versicherungskarte. Es empfiehlt es sich die ADAC Mitgliedschaft um den Auslandsschutz (ADAC Plus) zu erweitern und diese mit der ADAC Plus Karte nachzuweisen. Neben den Vignetten sollte ebenfalls der europäische Unfallbericht mitgeführt werden. Unverzichtbare Dokumente sind außerdem die Krankenversicherungskarte bei Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands, die Europäische Krankenversicherungskarte (EHIC) oder bei Geschäftsreisen außerhalb Europas der Auslandskrankenschein. Achtung: Für den Krankenversicherungsschutz im außereuropäischen Ausland muss häufig eine private Zusatzversicherung abgeschlossen werden. Informieren Sie sich rechtzeitig bei Ihrem Versicherer.

Grundsätzlich sind Kopien aller wichtigen Dokumente getrennt von den Originalen im Gepäck aufzubewahren. Dafür bietet sich eine stabile und trotzdem sehr leichte Dokumentenmappe an. Vor Ort sollte man die Originale in einem Safe einschließen und nur Kopien aller wichtigen Dokumente mit sich führen.

Diese Dokumente sollten Sie mit sich führen oder online verfügbar haben:

• Ausweis/ Reisepass
• Visa/ Transitvisa
• Reiseplan
• Reservierungsbestätigungen von Flug, Hotel und Mietwagen
• Flug- oder Bahnticket mit Sitzplatzreservierung
• Vignetten bei Auslandsfahrten (mit dem Mietwagen)
• ADAC Plus Karte
• Internationaler Führerschein
• Europäischer Unfallbericht
• Krankenversichertenkarte Inland/ Ausland

Tipp 4: Impfschutz beachten und Reiseapotheke mitführen.

Eine Reise zum alles entscheidenden Meeting kann schnell im Krankenhaus enden. Verunreinigtes Wasser, verdorbener Fisch oder Krustentiere, die leider nicht mehr frisch waren, verursachen böse Magen-und Darmbeschwerden. In vielen Teilen der Erde, wie z.B. den meisten Ländern Afrikas oder in Ostasien ist immer noch die gefährliche Infektionskrankheit Hepatitis anzutreffen. Wer Afrika ohne die nötigen Impfungen gegen Gelbfieber, Malaria oder Typhus bereist, geht ein hohes, unnötiges Risiko ein. Es sollte dabei unbedingt beachtet werden, dass einige Impfungen eine gewisse Vorlaufzeit brauchen, um einen optimalen Schutz zu gewährleisten. Hilfreiche Informationen gibt es unter anderem im Institut für Tropenmedizin der Charité in Berlin. Genauso wichtig wie der Impfschutz ist die kleine Reiseapotheke. Daran sollte nicht gespart werden. So sollten auch Geschäftsreisende mit einer kleine Reiseapotheke auf alle Eventualitäten wie leichtere Magen- und Darmbeschwerden, allergische Reaktionen, Kopfschmerzen, Erkältungskrankheiten oder kleinere Verletzungen vorbereitet sein.

Tipp 5: Gepäck immer gut sichern.

Das Reisegepäck von Geschäftsreisenden sollte abschließbar sein und immer gut im Auge behalten werden. Aus Sicherheitsgründen sollte fremden Personen gegenüber keine detaillierte Auskunft über Reisezweck und-ziel gegeben werden. Hat man Taschendieben einen unaufmerksamen Moment geschenkt, kann das Reisegepäck mit allen wichtigen Papieren, Kreditkarten, Bargeld oder dem Laptop mit hochwichtigen firmeninternen Daten und Informationen schnell weg sein. Auch tritt die organisierte Wirtschaftskriminalität immer häufiger in den Vordergrund. Neben dem finanziellen Schaden kann es unabsehbare Folgen haben, wenn Schriftstücke oder gar interne Firmendaten in den falschen Händen landen. Das Abus TSA Schloss, ein Business-Trolley mit integriertem Schloss (z.B. der Travelite ELBE One) oder der ein Koffergurt mit integriertem TSA Schloss sind die ideale Gepäcksicherung auf Geschäftsreisen.

Tipp 6: Über örtliche Sicherheitsvorkehrungen informieren.

Auch wenn Geschäftsreisende in der Regel einen engen Zeitplan haben und am Reiseziel eigentlich nur ihre Termine abarbeiten, sollte sie sich zunächst nach Ankunft über örtliche Sicherheitsrisiken informieren. Deutsche Geschäftsreisende sind in der Regel von dem hohen deutschen Sicherheitsstandart verwöhnt. Gerade, wenn man einen Ort zum ersten Mal bereist, ist es generell empfehlenswert sich vor Ort über Sicherheitsvorkehrungen zu informieren. Für alle Reiseziele gilt außerdem die Empfehlung, Geldkarten, Bargeld und die Originale der mitgenommenen Papiere an einem sicheren Ort zu deponieren. Hierzu kann der Zimmer- oder Hotel-Safe dienen. Dann sollte man nur noch einen nötigen Mindestbetrag an Bargeld und Kopien der persönlichen Dokumente bei sich tragen.

Tipp 7: Firmeninterne Daten optimal schützen.

Um Informationsdiebstahl und Produktpiraterie vorzubeugen,  muss mit allen firmeninternen Papieren, Informationen und Dateien äußerst sorgsam umgegangen werden. So sollten Formulare, wichtige Mitschriften oder gar unterschriebene Verträge niemals offen in Hotelzimmern oder Tagungsräumen liegen gelassen werden. Hier ist nach der „Clean-Desk-Policy“-Methode zu verfahren. Sowohl im heimischen Büro als auch im Hotelzimmer auf Reisen oder im Konferenzraum sollten  firmeninterne Unterlagen vor fremdem Zugriff geschützt werden. Informationsschutz oder Informationssicherheit bedeutet auch, mobile Geräte wie Notebook, Smartphone oder Tablet-PC entweder gut abzusichern und Daten nur auf gesicherten Datenträgern zu speichern. Besonders empfehlenswert für Geschäftsreisen sind externe High-Security Festplatten, die im praktischen kleinen Reiseformat erhältlich und wohl der optimalste Schutz für elektronische Daten sind.

Tipp 8: Businessoutfit wählen und Reiseutensilien einpacken.

Das richtige Image vermittelt man auf Geschäftsreisen auch mit dem passenden Businessoutfit. Aber nicht immer ist das klassische Businessoutfit mit dunklem Anzug, Hemd und Krawatte auch das Passende. In manchen Situationen ist es besser leger gekleidet zu sein. Möchte man bewusst auf den Anzug verzichten, liegt man mit einer dunklen Stoffhose, dazu ein helles Hemd und darüber ein ebenfalls in dezenten Farbtönen gehaltenes Jackett meistens richtig. Geschlossenes Schuhwerk rundet das Bild ab. Damen hüllen sich am besten in ein Kostüm oder eine Anzugkombination, in denen möglichst wenig nackte Haut gezeigt wird. Gerade in Ländern, in denen eine hohe Kriminalitätsrate herrscht und Überfälle häufiger vorkommen, ist Understatement und Bescheidenheit gefragt. Das heißt auch, die kostbare Uhr, die edle Halskette oder den Ring besser zu Hause zu lassen. Dies gilt auch für Schmuck, der nicht teuer ist, aber teuer aussieht.

Bestimmte Reiseutensilien, wie der Reiseadapter oder der Geldgürtel, können die Geschäftsreise wesentlich angenehmer gestalten und sollten daher beim Packen nicht vergessen werden. Nichts ist schlimmer, als im Hotelzimmer nicht arbeiten zu können, da der Stecker des Ladekabel für den Laptop nicht passt.

Tipp 9: Fremdsprachen sind immer ein Plus.

Gerade wer sich beruflich viel im Ausland aufhält, kommt ohne Fremdsprachenkenntnisse nicht weit. Sicher erwarten die meisten, dass man in Englisch kommuniziert. Dennoch ist es empfehlenswert, die Sprache des jeweiligen Reiselandes wenigstens in Ansätzen zu beherrschen. Gerade in Ländern, die dem Englischen nicht besonders vertraut sind, ist es hilfreich die Landessprache relativ gut zu beherrschen. So finden in Frankreich Verhandlungen oftmals in Französisch statt. Geschäftsreisenden, die in unbekannte Länder reisen, empfehlen wir entweder einen Einheimischen als Fahrer zu engagieren, der die Landesssprache beherrscht und als Übersetzer fungieren kann oder ein elektronisches Wörterbuch, mit dem man schnell passende Übersetzungen in alle möglichen Sprachen findet.

Tipp 10: Die Geschäftsreise optimal nachbereiten.

Nach jeder Geschäftsreise sollte eine Bilanz gezogen werden, ob sich die Reise für den Geschäftserfolg gelohnt hat, ob alle Ziele erreicht werden konnten, oder ob es ggf. einiger Verbesserungen für den nächsten Business-Trip bedarf. Wir empfehlen Geschäftsreisenden generell nach Beendigung der Reise etwas Zeit einzuplanen, alle Papiere zu sichten und zu ordnen. Das Wichtigste, was man von Geschäftsreisen mitbringt, sind neue Kontakte. Visitenkarten sollten so schnell wie möglich elektronisch erfasst werden (z.B. mit Visitenkarten-Scanner), damit man die Kontaktdaten dauerhaft und schnell zur Verfügung hat. Versprochene Unterlagen sollten zeitnah verschickt und die Reisekostenabrechnung vorgenommen werden. Dabei sollten Spesen, wie z.B. der Verpflegungsmehraufwand, für Sie gewinnbringend abgerechnet werden. Mehr dazu in den Top 5 Spesen Tipps.

Schlusswort und Checkliste für Ihre erfolgreiche Geschäftsreise

Mit den hier vorgesellten Top 10 Travel Management Tipps für den erfolgreichen Verlauf Ihrer Geschäftsreise möchten wir Ihnen eine Anleitung für die effiziente Planung Ihrer künftigen Geschäftsreisen geben. Wir haben uns hier auf wichtige Punkte beschränkt, die aus unserer Sicht für die erfolgreiche Planung und Durchführung von Geschäftsreisen wichtig sind. Einen Anspruch auf Vollständigkeit erheben wir nicht. Für Ihre Erfahrungen und Anregungen sind wir jederzeit dankbar.

Zum Schluss möchten wir Ihnen eine sorgsam ausgearbeitete Checkliste zur Planung Ihrer nächsten Geschäftsreise zur Verfügung stellen. Wir wünschen Ihnen schon jetzt eine sichere und erfolgreiche Geschäftsreise!